Когда вы создаете документы для печати (например, отчеты, счета, накладные и т.д.) – важно настроить их так, чтобы распечатанный лист выглядел корректно, удобно и логично. Какие можно делать настройки рабочего листа – я расскажу в этом посте.
Большинство настроек можно сделать в окне «Параметры страницы ». Его вызывают, нажав на пиктограмму в углу ленточного блока Разметка страницы – Параметры страницы .
Пиктограмма «Параметры страницы»
Ориентация страницы в Excel
В зависимости от формы данных на листе, вы можете выбирать книжную (вертикальную) или альбомную (горизонтальную) ориентацию. Сделать это можно такими способами:
- Выполните ленточную команду Разметка страница – Параметры страницы – Ориентация . В открывшемся меню выберите один из двух вариантов
- Выполните Файл – Печать , в окне настройки печати так же можно выбрать ориентацию
Настройка ориентации листа
- В диалоговом окне «Параметры страницы » на вкладке «Страница », блок «Ориентация » — выберите нужный переключатель
Ориентация в окне «Параметры страницы»
Каждый из перечисленных способов изменит ориентацию активного листа, или всех выделенных листов.
Как изменить размер страницы в Эксель
Хотя большинство принтеров печатают на листах А4 (21,59 см х 27,94 см), вам может понадобиться изменить размер печатного листа. Например, вы готовите презентацию на листе А1, или печатаете фирменные конверты соответствующих размеров. Чтобы изменить размеры листа, можно:
- Воспользоваться командой Разметка страница – Параметры страницы – Размер .
Изменение размера листа в Excel
- Выполнить Файл – Печать и выбрать нужный размер
- В окне «Параметры страницы » выбрать из списка «Размер бумаги »
Настраиваем поля в Excel
Поля в Эксель – это пустые области страницы между краем листа и границей ячеек. Чтобы настроить поля, есть несколько способов:
- Выполнить ленточную команду Разметка страница – Параметры страницы – Поля . Откроется меню для выбора одного из вариантов полей. Кроме того, вы можете нажать «Настраиваемые поля… », чтобы установить размеры вручную
Настройка полей в Эксель
- Выполните Файл – Печать , в соответствующем разделе есть аналогичное меню
- Вызовите окно «Параметры страницы » и перейдите на вкладку «Поля » для точной настройки. Здесь вы сможете вручную указать размеры левого, правого, верхнего и нижнего полей, а так же, колонтитулы. Здесь же можно отцентрировать рабочую область относительно полей, установив соответствующие галочки (на миниатюре в центре листа будет указано новое положение).
Добавляем колонтитулы в Excel
Колонтитулы – это информационные области сверху и снизу страницы на полях. Колонтитулы повторяются на каждой печатной странице, в них записывают вспомогательную информацию: номер страницы, имя автора, название отчета и др. Сверху и снизу страницы есть по три поля для колонтитулов (левое, центральное и правое).
Колонтитулы в Майкрософт Эксель
Да вставки колонтитулов – перейдите в , т.к. здесь явно выделены области колонтитулов. Кликните внутри одного из колонтитулов и напишите информативный текст. При этом, появляется ленточная вкладка «Работа с колонтитулами », которая содержит дополнительные команды.
Так, можно вставить автоматический колонтитул , который будет указывать номер текущей страницы, количество страниц на листе, имя файла и др. Чтобы вставить автоматический элемент – выберите его на ленте: Работа с колонитулами – Конструктор – Элементы колонтитулов . Эти элементы можно сочетать друг с другом и с произвольным текстом. Для вставки — установите курсор в поле колонтитула и кликните на иконку в группе «Элементы колонтитулов» (см. рисунок).
На вкладке «Конструктор» можно задать дополнительные параметры для колонитулов:
- Особый колонтитул для первой страницы – колонитулы первой страницы не повторяются на остальных страницах. Удобно, если первая страница — титульная.
- Разные колонтитулы для четных и нечетных страниц – подходит для нумерации страниц при печати буклета
- Изменять масштаб вместе с документом – установка включена по умолчанию, колонтитулы масштабируются так же, как и вся страница. Рекомендую держать этот параметр включённым, чтобы обеспечить целостность компоновки листа
- Выровнять относительно полей страницы – левый и правый колонтитулы выровнены по соответствующим границам полей. Этот параметр так же установлен по умолчанию, изменять его нет особого смысла.
Колонтитулы – удобный инструмент для придания последнего штриха своей работе. Наличие качественных, информативных колонтитулов – это признак профессионализма исполнителя.
Вставляем разрыв страницы в Excel
Если вам нужно в каком-то месте листа вставить принудительный разрыв страницы, установите курсор в ячейку справа ниже места разрыва и выполните ленточную команду Разметка страницы – Параметры страницы – Разрывы – Вставить разрыв страницы . Например, чтобы вставить разрыв после столбца D и строки №10, выделите ячейку E11 и выполняйте приведенную команду.
Вставка разрыва страницы
Чтобы удалить разрыв – есть обратная команда: команду Разметка страницы – Параметры страницы – Разрывы – Удалить разрыв страницы . Чтобы удалить все разрывы, созданные вручную, есть команда Разметка страницы – Параметры страницы – Разрывы – Сброс разрывов страниц .
После вставки разрыва, на листе появятся разделители страниц. В они принимают вид синих рамок, перетаскивая которые, можно изменять печатные границы страниц.
Добавляем заголовок в Excel
Когда вы печатаете большие таблицы, нужно, чтобы шапка таблицы повторялась на каждой странице. Если вы использовали , то при печати эта функция никак не скажется на шапке, она будет напечатана лишь на первой странице.
Чтобы ячейки повторялись на каждой печатной странице, выполните ленточную команду Разметка страницы – Параметры страницы – Печатать заголовки . Откроется окно «Параметры страницы », вкладка «Лист ». В этом окне, в полях «Сквозные строки » и «Сквозные столбцы » укажите ссылки на строки и столбцы для повторения на каждом листе. Учтите, выделенные ячейки не будут физически присутствовать на каждой странице, а только повторятся при печати.
Добавление заголовков в Эксель
Настраиваем в Excel масштаб печати
Иногда информацию на листе не получается разместить компактно, чтобы она помещалась в нужное количество страниц. Не всегда удобно подбирать ширину столбцов и высоту строк, чтобы получить хорошо скомпонованный лист. Куда удобнее изменить масштаб печати (не путать с масштабом отображения). Используя эту опцию, вы изменяете масштаб ваших данных на печатной страничке.
Для изменения масштаба печати, используйте ленточные команды Разметка страницы – Вписать . Можно задать масштаб вручную с помощью счетчика «Масштаб», но гораздо легче и быстрее использовать раскрывающиеся списки «Ширина » и «Высота ». Благодаря им, вы можете задать какое количество листов по ширине и высоте у вас будет. Например, чтобы вписать данные в одну страницу по ширине, установите: Ширина – 1 страница ; Высота – Авто .
Масштаб печати в Эксель
Сокрытие перед печатью
Если какие-то данные печатать не нужно, их можно просто скрыть. Например, содержащие техническую информацию, оставляйте только значимые данные. Чаще всего, отчёты не должны содержать подробности расчетов, а лишь отображать их результаты и выводы, наталкивая на определенные управленческие решения.
Еще можно сделать непечатаемыми объекты. Для этого выделите его и нажмите правой кнопкой мыши на рамке объекта. В контекстном меню выберите «Формат… ». В открывшемся диалоговом окне в группе «Свойства» снимите флажок Выводить объект на печать .
Настройка печати объектов Эксель
Представления в Excel
Если вы используете один документ с различной компоновкой отображения, вам приходится часто изменять одни и те же параметры отображения и форматирования. Например, вы ежедневно обновляете исходные данные и расчёты, которые потом скрываете при печати. Вместо этого, можно создать несколько представлений одного и того же листа, после чего изменение отображения занимает пару секунд и несколько кликов.
То есть, представления в Эксель – это сохранённые настройки форматирования и отображения, которые можно в любой момент применить, вместо того, чтобы делать это вручную. Программа сохраняет следующие настройки форматирования в представлениях:
- рабочего листа
- Настройки рабочих листов для печати
- и положение курсора
- Закрепленные области
После того, как вы сделаете все перечисленные настройки, выполните команду Вид – Режимы просмотра книги – Представления – Добавить . В открывшемся окне «Добавление представления» задайте имя нового представления и сделайте выбор в предложенных уточнениях. Нажмите «ОК », и представление создано!
Добавление представления в Эксель
В будущем, чтобы применить к книге сохраненное представление, выполните Вид – Режимы просмотра книги – Представления , выберите в списке нужное представление и нажмите «Применить ». К сожалению, представления не работают, если на листе есть , это ограничивает использование инструмента.
Вот такие настройки листов можно и нужно делать при подготовке к печати (и не только). Настройте рабочие книги правильно, чтобы отчеты выглядели идеально. Даже самые качественные расчеты выглядят скучно и бесполезно, если они не отформатированы и не подготовлены к печати. Даже если вы рассылаете отчеты по почте, скорее всего руководитель захочет их распечатать. Поэтому, я рекомендую готовить к печати каждый лист отчета, независимо от способа передачи на рассмотрение!
Друзья, если вам остались непонятны какие-то детали по материалам поста, задавайте вопросы в комментариях. И не забудьте подписаться на обновления , становитесь профессионалами вместе с сайтом ! Всегда Ваш, Александр Томм
18 комментариев
Владимир, можно попробовать вставить подписи в колонтитулы, но получится не очень. Либо же, решить задачу с помощью VBA, но лучшим выходом будет все же контролировать глазами передпечатью
Здравствуйте, какое решение можно найти для следующего случая? Есть большая таблица (более 3 листов) и есть в конце подписи должностных лиц. При печати выводится не вся таблица, а ее сегмент неопределенной заранее длинны. Может меньше страницы, а может более 2-х. При этом подписи так же должны быть. Но раз длина не определена заранее, то может получиться ситуация, когда подписи окажутся на разных страницах. Если поставить принудительный разрыв, то может получиться что в таблице одна строка, а подписи на другой странице, что тоже неприглядно. Возможно ли автоматическое решение, без вмешательства оператора при каждой печати? Заранее благодарен
Excel является чрезвычайно полезной программой для создания электронных таблиц, с множеством функций для различных расчетов и ведения отчетности... Но, иногда после долгих и тяжелых трудов выходит идеальная таблица листов так на 10, а нужно все вместить на один лист.
К счастью в программе предусмотрена возможность настроить вашу электронную таблицу, чтобы получить все на одной страничке и сделать так, чтобы она выглядела идеально настолько, насколько это возможно. Если ваша электронная таблица слишком большая для одной страницы - вы можете использовать эти настройки чтобы аккуратно распределить её на несколько страниц.
ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР ПЕРЕД ПЕЧАТЬЮ
Это важная функция, без которой бы пришлось печатать всё, просто для того чтобы проверить как выглядит таблица на листе, потратив при этом много времени и бумаги. С помощью предварительного просмотра можно посмотреть как будет выглядеть распечатанный документ, и на данном этапе вы еще можете внести различные изменения, чтобы всё выглядело более аккуратно...
К сожалению Excel менял структуру и в различных его версиях в предварительный просмотр нужно заходить по разному: файл => печать => предварительный просмотр; или файл => печать, и вы увидите как будет выглядеть ваша таблица. Если вас все устраивает, то идете дальше и печатаете документ. Если же нет - попробуйте одну из стратегий, перечисленных ниже.
ИЗМЕНЕНИЕ ОРИЕНТАЦИИ СТРАНИЦЫ
Если ваша таблица очень широкая - лучше выбрать горизонтальную ориентацию страницы. Если же она очень высокая - вертикальную. Чтобы выбрать ориентацию: откройте параметры страницы => выберите книжная или альбомная; также ориентация может находиться в «разметка страницы» => ориентация.
УДАЛИТЬ ИЛИ СКРЫТЬ СТРОКИ(СТОЛБЦЫ)
В крупных таблицах часто присутствуют стоки или столбцы, которые содержат старую информацию, или информацию которую печатать не обязательно. Эти ненужные строки и столбцы занимают ценное место на странице, и возможно являются причиной того, что вся информация не помещается на один лист. Если у вас есть строки или столбцы, которые вы можете удалить - выделяете их => нажимаете правой кнопкой мыши => выберите «удалить».
Если вы считаете, что они содержат информацию, которая когда-нибудь понадобится снова - вы можете скрыть их, нажав на заголовке столбца или строки правой кнопкой мыши и выбрав «скрыть». Чтобы снова отобразить данные - выделите столбцы или строки с обеих сторон от скрытых, и нажмите правой кнопкой мыши => «показать».
ИСПОЛЬЗУЙТЕ РАЗРЫВ СТРАНИЦЫ
Также как и в текстовом редакторе, в Excel можно сделать разрыв страницы, при этом сами выбираете где это лучше сделать. Для этого выделяем нужное место и используем «разметка страницы», далее выбираем разрывы. Разрывы страниц вставляются над выделенным фрагментом и слева от него.
ИЗМЕНЕНИЕ ОБЛАСТИ ПЕЧАТИ
Если в вашей таблице огромное количество информации, а вам нужно напечатать только её часть, тогда выделяем нужный фрагмент, нажимаем «Печать», а далее в настройках выбираем «напечатать выделенный фрагмент».
Также вы можете указать номера страниц которые вы хотите распечатать, или выбрать другие параметры печати.
ИЗМЕНЕНИЕ ПОЛЕЙ СТРАНИЦЫ
Если вам не хватает совсем немного места для того чтобы поместилась таблица на лист бумаги - тогда вы можете добавить дополнительное место с помощью полей. Для этого заходим в меню «параметры страницы» и выбираем графу «Поля»
Но помните, что текст, который напечатан до края страницы не только выглядит некрасиво, а и трудно читается.
ИЗМЕНИТЬ РАЗМЕР СТОЛБЦОВ
Как правило, Exel чаще используется для числовых данных, но куда же числа без сопроводительного текста? Которого иногда бывает много, что в свою очередь зачастую затрудняет задачу поместить таблицу на одной странице, или хотя бы на нескольких.
некоторый текст вылазит далеко вправо и соответственно увеличивает документ на несколько страниц. Еще один способ уменьшить размеры документа - уменьшить ширину колонок, но при этом нужно убедиться, что вы не потеряете данные, которые хотите распечатать. Для этого заходим в меню выравнивание и включаем перенос текста. (в некоторых Excel нужно нажать на ячейку правой клавишей мыши => формат ячеек => вкладка выравнивание => переносить по словам)
теперь когда текст не вылазит за пределы столбца - можно расширять размеры колонки просто перетаскивая край заголовка.
МАСШТАБИРОВАТЬ ТАБЛИЦЫ
Вы можете масштабировать таблицу так, чтобы она подходила по размеру страницы или определенного количества страниц. В параметрах страницы выберите количество страниц, котрое нужно для печати. Выбор меньшого числа страниц в ширину будет масштабировать страницы по горизонтали, выбрав меньшее число страниц в высоту - по вертикали. Также можно уменьшить или увеличить масштаб в процентном отношении
Использования варианта с масштабированием может помочь вам вместить нужную табличку на лист бумаги, но перед тем как печатать не забывайте про предварительный просмотр, ведь можно всё уменьшить до трудно читаемого.
Есть еще много полезных функций в Excel, но о них мы поговорим в следующий раз. Если есть дополнения - пишите комментарии! Удачи Вам 🙂
При работе с электронными таблицами иногда требуется увеличить их размеры, так как данные в получившемся результате имеют слишком мелкий вид, что затрудняет их чтение. Естественно, каждый более или менее серьезный текстовый процессор располагает в своем арсенале инструментами увеличения табличного диапазона. Так что совсем не удивительно, что они есть и у такой многофункциональной программы, как Эксель. Давайте разберемся, каким образом в этом приложении можно увеличить таблицу.
Сразу нужно сказать, что увеличить таблицу можно двумя основными способами: увеличением размеров отдельных её элементов (строк, столбцов) и путем применения масштабирования. В последнем случае табличный диапазон будет увеличен пропорционально. Данный вариант разделяется на два отдельных способа: масштабирование на экране и на печати. Теперь рассмотрим каждый из этих способов более подробно.
Способ 1: увеличение отдельных элементов
Прежде всего, рассмотрим, как увеличить отдельные элементы в таблице, то есть, строки и столбцы.
Начнем с увеличения строк.
Иногда требуется расширить не одну строку, а несколько строк или даже все строчки табличного массива данных, для этого выполняем следующие действия.
Существует также и другой вариант расширения строк.
Теперь перейдем к вариантам увеличения табличного массива путем расширения столбцов. Как можно догадаться, эти варианты аналогичны тем, с помощью которых мы чуть ранее увеличивали высоту строчек.
Как и в случае со строками, существует вариант группового увеличения ширины столбцов.
Кроме того, имеется вариант увеличения столбцов путем введения их конкретной величины.
Способ 2: масштабирование на мониторе
Теперь узнаем о том, как увеличить размер таблицы путем масштабирования.
Сразу нужно отметить, что масштабировать табличный диапазон можно только на экране, а можно на печатном листе. Сначала рассмотрим первый из этих вариантов.
Кроме того, отображаемый на мониторе масштаб можно изменить следующим образом.
Довольно полезным является инструмент «Масштаб по выделенному» , который позволяет увеличить масштаб таблицы ровно настолько, чтобы она полностью вписалась в область окна Excel.
Кроме того, масштаб табличного диапазона и всего листа можно увеличить, зажав кнопку Ctrl и прокрутив колесико мышки вперед («от себя»).
Способ 3: изменение масштаба таблицы на печати
Теперь давайте посмотрим, как изменить реальный размер табличного диапазона, то есть, его размер на печати.
Изменить масштаб таблицы при печати можно и другим путем.
Как видим, увеличить таблицу в Excel можно разными способами. Да и под самим понятием увеличения табличного диапазона могут иметься в виду совершенно разные вещи: расширение размеров его элементов, увеличение масштаба на экране, увеличение масштаба на печати. В зависимости от того, что пользователю в данный момент нужно, он и должен выбрать конкретный вариант действий.