В предыдущем уроке мы научились печатать текст в программе Microsoft Word, но мы не поговорили о том, как занести (записать) этот текст в компьютер. Эта операция на компьютерном языке называется «Сохранение». Очень важно сохранять текст правильно и своевременно.
Сохранение в программе Word – это когда при помощи некоторых действий мы из напечатанного текста (документа) делаем файл, который потом можно будет открывать на компьютере, записывать на диск, на флешку, пересылать по Интернету.
Допустим, мне нужно напечатать много текста. За один день я точно не управлюсь. И вот я напечатал какое-то количество текста и решил продолжить печатание завтра. Для того, чтобы это было возможно, мне нужно мой частично готовый текст записать, то есть сохранить, на компьютер. Сделав сохранение, я завтра смогу открыть напечатанный текст и продолжить работу с того места, где остановился.
Если у Вас уже есть опыт работы в других программах (Блокнот, Paint, Microsoft Excel, Photoshop и др.), то с сохранением Вы, скорее всего, уже знакомы. Ведь во всех программах это делается одинаково. Если вкратце, то «Файл» – «Сохранить как…». Сейчас мы разберем эту процедуру подробно и в картинках. Но для начала поговорим о том, как не нужно сохранять текст на компьютере.
Ошибки сохранения
Многие люди не сохраняют текст (документ) во время работы, а делают это в конце. Дело в том, что, когда Вы пытаетесь закрыть программу Word, уже напечатав в ней что-нибудь, то выскакивает окошко, в котором компьютер «спрашивает», сохранять ли изменения.
Если нажмете на кнопку «Да», то компьютер откроет новое окошко, в котором нужно выбрать место для документа, дать ему название, а затем нажать кнопку «Сохранить».
Если щелкнете по кнопке «Нет», то компьютер закроет программу Word вместе с текстом, и открыть Вы его уже не сможете. То есть текст безвозвратно исчезнет. А если Вы щелкнете по кнопке «Отмена», то компьютер оставит открытой программу Word вместе с напечатанным текстом. Тем самым программа дает Вам возможность что-то подправить, изменить текст.
Но лучше все-таки сохранять другим способом. И не в самом конце работы над документом, а время от времени. Дело в том, что есть вероятность потери документа. Например, скачок электричества или зависание компьютера. Если вдруг такое произойдет, Ваш текст может не сохраниться на компьютере. Это значит, Вы его потеряете. Кстати, это касается не только программы Word, но и любой другой программы компьютера (Paint, Excel, Photoshop и т.д.).
Как правильно сохранить документ (текст). Инструкция
Если Вы работаете в программе Word современной версии (2007-2010), то вместо кнопки «Файл» у Вас будет круглая кнопка с картинкой (цветными квадратиками) внутри.
Если Вы нажмете на эту кнопку, откроется окошко. В этом окошке нас интересует пункт «Сохранить как…».
Нажмите на него. Откроется новое окошко. В нем компьютер предлагает нам выбрать то место, в которое нужно сохранить документ.
Обратите внимание на верхнюю часть этого окошка. Это то место, куда компьютер «собирается» сохранить документ.
Эта часть выглядит следующим образом:
Или вот так:
В примере на картинке компьютер предлагает сохранить документ в «Мои документы» («Документы»). В одном из уроков мы говорили о том, что в «Моих документах» и на «Рабочем столе» лучше ничего не хранить (конечно, если есть альтернатива). Поэтому лучше сохранить документ (текст) на какой-нибудь Локальный диск, например, на Локальный диск D. То есть, нужно в этом окошке вместо папки «Мои документы» («Документы») выбрать Локальный диск D. Для этого нажмите на надпись «Мой компьютер» («Компьютер») с левой стороны.
И после этого внутри окошка (в белой его части) откройте нужный Локальный диск, то есть нажмите по нему два раза левой кнопкой мышки.
Если Вы хотите положить документ в какую-то папку, откройте ее в этом же окошке (нажмите по ней два раза левой кнопкой мышки).
После того как Вы выбрали место, в которое хотите сохранить документ, нужно обратить внимание на нижнюю часть окошка. А точнее на пункт «Имя файла». В этой части написано название, под которым документ будет записан в компьютере. В примере на картинке это название – «Doc1». Если оно нам не подходит, то нужно его удалить и напечатать новое, подходящее название.
Создание документа. Существуют различные варианты создания документов в Word:
1. Новый документ можно создать в окне папки, выполнив команду Файл – Создать – Документ MS Word .
2. При запуске Word автоматически открывается пустое окно, в которое можно вводить текст нового документа.
3. Для создания нового документа, когда Word уже загружен и открыт какой-то документ, надо выбрать команду Файл – Создать или щелкнуть по кнопке Создать на Стандартной панели инструментов. На экране появится область задач, содержащая панель Создание документа , на которой следует выбрать опцию Новый документ .
Открытие документов. Чтобы открыть существующий документ, надо:
1. Выбрать команду Файл – Открыть или щелкнуть по кнопке Открыть на Стандартной панели инструментов.
2. В диалоговом окне Открытие документа в списке Папка выбрать нужную папку.
3. Выделить имя файла и нажать кнопку Открыть или дважды щелкнуть по имени файла.
В нижней части меню Файл , а также на панели задач Создание документа имеется список нескольких последних по времени использования документов. Любой документ из этого списка можно открыть щелчком по его имени.
Переход от одного открытого документа к другому. Каждый открытый документ располагается в своем окне, которому соответствует кнопка на панели задач Windows. С помощью этих кнопок удобно переходить из окна одного документа в окно другого документа. Эту операцию можно также выполнить с помощью меню Окно , в нижней части которого отображаются названия всех открытых документов. После выбора названия документа его окно становится активным.
В окне Word можно отобразить сразу несколько окон документов. Для этого надо выбрать команду Окно – Упорядочить все . Если щелкнуть по окну одного из документов, оно станет активным.
Сохранение документов
Для сохранения открытого документа под прежним именем надо выбрать команду Файл – Сохранить или щелкнуть по кнопке Сохранить на стандартной панели инструментов.
1. Выбрать команду Файл – Сохранить как .
2. В диалоговом окне Сохранение документа выбрать папку, ввести имя файла (стандартное расширение.doc добавляется автоматически).
Для сохранения вновь созданного документа можно воспользоваться как командой Файл – Сохранить , так и командой Файл – Сохранить как . И в том и другом случае откроется диалоговое окно Сохранение документа , в котором надо указать имя файла и папку, где будет храниться документ.
В Word предусмотрена возможность автоматического сохранения документа через определенные промежутки времени. Чтобы включить этот режим, надо выбрать команду Сервис – Параметры , вкладка Сохранение , включить режим Автосохранение , ввести интервал времени в минутах.
Закрытие документов
Закрыть документ можно различными способами:
1. С помощью команды Файл – Закрыть .
2. Щелкнуть по кнопке Закрыть в верхнем правом углу окна документа.
Режимы просмотра документов
В Word предусмотрено несколько режимов просмотра документов: обычный, разметки страницы, структуры документа, Web-документа . Выбор того или иного режима зависит от тех действий, которые предстоит выполнить.
Переключение между режимами просмотра документа можно выполнить с помощью соответствующих команд меню Вид или с помощью кнопок, расположенных слева от горизонтальной полосы прокрутки.
Рис. 8.2. Режимы просмотра документа
В обычном режиме документ представляется на экране в упрощенном виде: поля, колонтитулы, колонки не отображаются; разрывы страниц обозначаются пунктирными линиями. На экране при этом присутствует только горизонтальная линейка.
В режиме разметки страницы документ на экране выглядит так же, как и на бумаге после печати. На экране отображаются обе линейки: горизонтальная и вертикальная. В этом режиме рекомендуется выполнять верстку оригинал-макета документа, хотя можно также набирать, редактировать и форматировать текст.
Режим структуры документа подходит для просмотра и изменения структуры больших документов.
Режим Web-документа предназначен для просмотра документа на экране. Для упрощения процесса чтения документа на экране текст изображается более крупным шрифтом, длина строки изменяется так, чтобы уместиться в окне целиком. В этом режиме линейки на экране не отображаются.
Кроме перечисленных режимов, можно использовать также просмотр документа во весь экран . Этот режим служит для того, чтобы максимально увеличить область отображения текста. При этом на экране размещается только текст и панель инструментов Во весь экран с единственной кнопкой Вернуть обычный режим . Перейти в предыдущий режим просмотра документа можно также с помощью клавиши Esc.
Масштаб отображения документа на экране
Масштаб отображения документа на экране устанавливается с помощью команды Вид – Масштаб или поля со списком Масштаб «100%» на Стандартной панели инструментов. Можно выбрать одно из значений списка или ввести свое значение.
Удобно набирать текст, выбрав масштаб по ширине страницы. В этом случае Word подбирает максимально возможный масштаб, при котором строки текста полностью размещаются на экране. Масштабы «Целая страница и несколько страниц » доступны только в режиме разметки страницы.
Вы можете использование надстройки для сохранения и команды Сохранить как для хранения свою работу и настройте параметры, которые используются для сохранения документов Microsoft Office Word.
Способ сохранения документа и формат, сохраните его в зависит от того, как вы планируете использовать документ. Например если документ предназначен для личного использования и его не планируется открывать в предыдущей версии Microsoft Office Word, чтобы сохранить его проще воспользуйтесь командой Сохранить , используя параметры по умолчанию.
Тем не менее если учет документа другим пользователям открыть, если посетителей документ используете программное обеспечение, кроме Microsoft Office Word, или если вы планируете открыть документ на другом компьютере или мобильном устройстве, вам нужно выбрать, как и где вы хотите сохранить ю e документ.
Если вы часто сохранять документы в определенном месте или в другом формате, можно настроить параметры, чтобы Word использовал их по умолчанию.
Если вы ищете сведения о сохранении в формате PDF, перейдите к Сохранить или преобразования в формат PDF .
При сохранении документа в формате файла по умолчанию в Microsoft Office Word 2007, Word 2010, Word 2013 и Word 2016, пользователи более ранних версиях Word необходимо установить пакет обеспечения совместимости Microsoft Office для форматов файлов PowerPoint 2007, Word и Excel для открытия документа. Кроме того, можно сохранить документ в формате, который можно открыть непосредственно в более ранних версиях Word, но форматирование и макет, зависят от новые возможности в Microsoft Office Word 2007, Word 2010, Word 2013 или Word 2016 не будут доступны в предыдущем наоборо ион Word.
На вкладке Файл выберите команду Сохранить как .
Нажмите кнопку формат Word 97 – 2003 .
Введите имя документа и нажмите кнопку Сохранить .
При создании документа другим пользователям, их можно сделать для чтения и не могут быть изменены или их можно сделать для чтения и редактирования. Если вы хотите, чтобы документ для чтения, но не редактировать, сохраните документ в формате PDF или XPS или сохранить его как веб-страницу. Если вы хотите документ, чтобы быть для чтения и редактирования, но предпочитаете формат файла отличается от.doc и.docx, можно использовать форматы, такие как обычный текст (.txt), формат RTF (.rtf) и OpenDocument Text (ODT).
Форматы PDF и XPS - форматы PDF и XPS представляют собой форматы, которыми можно в программном обеспечении доступный просмотра. В этих форматах сохраняется макет страницы документа.
Веб-страницы - веб-страниц отображаются в веб-браузере. В этом формате не сохранились параметры страницы документа. Как кто-то изменяет размер окна браузера, изменение макета документа. Можно сохранить документ как обычной веб-страницы (в формате HTML) или веб-страницу одном файле (MHTML формат). С форматированием HTML любые вспомогательные файлы (например, изображений) хранятся в отдельной папке, которая связана с документом. С форматом MHTML вместе с документом в одном файле сохраняются все вспомогательные файлы.
Примечание: Можно сохранить документ в другие форматы, которые могут открыть ряд программ редактирования текста. Среди следующих форматах: обычный текст (.txt), формат RTF (.rtf) и OpenDocument Text (ODT). Однако при сохранении документа Microsoft Office Word в этих форматах не сохраняется надежного форматирование, макетов и другие свойства документа. Используйте такие форматы только в том случае, если не против потери эти аспекты документа. Вы можете этих форматов из списка в диалоговом окне Сохранить как .
Сохранение документа на компакт-диске
Записываемый компакт-диск (CD-R).
Перезаписываемый компакт-диск (CD-RW).
На перезаписываемых компакт-дисках можно многократно копировать и стирать данные.
Щелкните Компьютер .
Щелкните Папки , чтобы развернуть список папок, а затем щелкните стрелку рядом с пунктом Компьютер , чтобы развернуть список дисковых устройств.
В диалоговом окне Записать диск выберите Файловая система LFS или Mastered (ISO) в зависимости от нужного формата компакт-диска. Для получения справочных сведений по этому вопросу, щелкните Какой формат CD или DVD следует использовать?
В поле Название диска введите название компакт-диска и нажмите кнопку Далее .
Следуйте инструкциям на экране.
Вставьте пустой записываемый компакт-диск в устройство записи компакт-дисков. Используйте один из указанных ниже типов компакт-дисков.
Нажмите кнопку Пуск , а затем, в зависимости от установленной на компьютер операционной системы, выполните одно из указанных ниже действий.
Windows XP
Щелкните Мой компьютер .
В меню Вид выберите пункт Панель обозревателя , а затем щелкните Папки .
Выберите файлы или папки, которые нужно скопировать на компакт-диск, и перетащите их на устройство записи компакт-дисков в списке папок.
Чтобы выбрать несколько файлов, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL.
Дважды щелкните устройство записи компакт-дисков. В Windows XP отобразится временная область, в которой размещаются файлы перед копированием на компакт-диск. Убедитесь, что все файлы и папки, которые нужно скопировать на компакт-диск, находятся в группе Подготовленные для записи на CD файлы .
В группе Задачи записи на компакт-диск нажмите кнопку Записать эти файлы на компакт-диск . В Windows откроется мастер записи на компакт-диск. Следуйте инструкциям мастера.
Не пытайтесь записать на компакт-диск больше файлов, чем он может вместить. Емкость каждого компакт-диска указана на упаковке. Если файлы слишком велики для записи на компакт-диск, их можно записать на записываемый DVD (DVD-R или DVD+R) или перезаписываемый DVD (DVD-RW или DVD+RW). Однако Windows XP не поддерживает копирование на DVD, поэтому следует использовать программное обеспечение для работы с DVD.
Убедитесь, что на жестком диске достаточно свободного места для хранения временных файлов, создаваемых в процессе записи на компакт-диск. Для стандартного компакт-диска Windows резервирует до 700 мегабайт (МБ) доступного свободного места. Для компакт-дисков с высокой емкостью Windows резервирует до 1 гигабайта (ГБ) доступного свободного места.
После завершения копирования файлов или папок на компакт-диск можно просмотреть компакт-диск, чтобы убедиться, что файлы скопированы.
Сохранение документа на USB-накопителе
Сохранение документа в сетевой папке
Сохранение документа, чтобы его можно открыть в предыдущей версии Word
При сохранении документа в формате файла по умолчанию в Office Word 2007 пользователи более ранних версиях Word необходимо установить Пакет обеспечения совместимости Microsoft Office для Word, Excel и форматов файлов PowerPoint 2007 , чтобы открыть документ. Кроме того, можно сохранить документ в формате, который можно открыть непосредственно в более ранних версиях Word, но форматирование и макет, зависят от новых возможностях Office Word 2007 не будут доступны в предыдущей версии Word.
Сохранение документа в альтернативных файловых форматах
При создании документа другим пользователям, их можно сделать для чтения и не могут быть изменены или их можно сделать для чтения и редактирования. Если вы хотите, чтобы документ для чтения, но не редактировать, сохраните документ в формате PDF или XPS или сохранить его как веб-страницу. Если вы хотите документ, чтобы быть для чтения и редактирования, но предпочитаете формат файла отличается от.doc и.docx, можно использовать форматы, такие как обычный текст (.txt), формат RTF (.rtf) и OpenDocument Text (ODT)
Форматы PDF и XPS Документы в форматах PDF и XPS можно просматривать с помощью широко доступных программам просмотра. Эти форматы позволяют сохранить макет страницы документа.
Веб-страницы Веб-страниц отображаются в веб-браузере. В этом формате не сохранились параметры страницы документа. Как кто-то изменяет размер окна браузера, изменение макета документа. Можно сохранить документ как обычной веб-страницы (в формате HTML) или веб-страницы одном файле (MHTML формат). С форматированием HTML любые вспомогательные файлы (например, изображений) хранятся в отдельной папке, которая связана с документом. С форматом MHTML вместе с документом в одном файле сохраняются все вспомогательные файлы.
Примечание: Можно сохранить документ в другие форматы, которые могут открыть ряд программ редактирования текста. Среди этих форматов, обычный текст (.txt), формат RTF (.rtf) OpenDocument Text (ODT) и Microsoft Works (WPS). Тем не менее сохранения документа Office Word 2007 в этих форматах не сохраняет надежной форматирование, макетов и другие свойства документа. Используйте такие форматы только в том случае, если не против потери эти аспекты документа. Вы можете эти форматы в списке Тип файла в диалоговом окне Сохранить как .